– Trước đây, nếu tồn kho quá lâu, hàng hóa có thể đã hết tuổi thọ và trở nên lỗi thời. Hiện tại, với công nghệ, tình trạng dồi dào và kỳ vọng cao của khách hàng, vòng đời danh mục ngày càng ngắn và hàng tồn kho trở nên lỗi thời nhanh hơn thường xuyên.

– Hàng tồn kho lỗi thời là hàng tồn kho mà một công ty vẫn còn trong tay sau khi lẽ ra phải bán nó. Khi hàng tồn kho không thể bán được trên thị trường, nó sẽ Giảm tổng giá trị một cách đáng kể và có thể bị coi là vô dụng đối với công ty. Để ghi nhận sự hạn chế tổng giá trị, hàng tồn kho lỗi thời phải được ghi Giảm tổng giá trị hoặc xóa sổ trong báo cáo tài chính theo  các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).

– Việc xóa sổ xảy ra nếu tổng giá trị thị trường của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc được báo cáo trên báo cáo tài chính. Việc xóa sổ bao gồm việc loại bỏ hoàn toàn hàng tồn kho khỏi sách khi nó được xác định là không có giá trị và do đó, không thể bán được.

– GAAP yêu cầu các công ty thiết lập một tài khoản dự trữ hàng tồn kho cho hàng tồn kho lỗi thời trên bảng cân đối kế toán của họ và chi phí cho hàng tồn kho lỗi thời của họ khi họ xử lý nó, tình trạng này làm Giảm lợi nhuận hoặc kéo theo thua lỗ. Các Doanh nghiệp báo cáo hàng tồn kho đã lỗi thời bằng cách ghi nợ vào tài khoản chi phí và ghi có vào tài khoản tài sản tương phản .

– Khi một tài khoản chi phí được ghi nợ, điều này xác định rằng số tiền chi cho hàng tồn kho, hiện đã lỗi thời, là một khoản chi phí. Một tài khoản của cải/tài sản trái ngược được báo cáo trên bảng cân đối kế toán ngay bên dưới tài khoản tài sản có liên quan và nó làm hạn chế giá trị được báo cáo ròng của tài khoản tài sản.

– Ví dụ về tài khoản chi phí bao gồm giá vốn hàng bán , tài khoản hàng tồn kho lỗi thời và khoản lỗ khi ghi hạn chế hàng tồn kho. Một tài khoản tài sản trái ngược có khả năng bao gồm một khoản dự phòng cho hàng tồn kho lỗi thời và một khoản dự trữ hàng tồn kho lỗi thời. Khi việc ghi hạn chế hàng tồn kho nhỏ, các Doanh nghiệp thường tính vào tài khoản giá vốn hàng bán. tuy nhiên, khi khoản ghi hạn chế lớn, tốt hơn nên tính chi phí vào một tài khoản thay thế.

– Ví dụ về khoảng không quảng cáo lỗi thời

Ví dụ, một công ty xác định hàng tồn kho lỗi thời trị giá 8.000 đô la. Sau đó, nó ước tính rằng hàng tồn kho vẫn có thể được bán trên thị trường với giá 1.500 đô la và tiến hành ghi Giảm giá trị hàng tồn kho. Vì tổng giá trị hàng tồn kho đã Giảm từ 8.000 đô la xuống 1.500 đô la, nên khoản chênh lệch thể hiện sự hạn chế giá trị cần được báo cáo trong nhật ký kế toán, tức là 8.000 đô la – 1.500 đô la = 6.500 đô la.

– Khoản dự phòng cho tài khoản hàng tồn kho lỗi thời là khoản dự phòng được duy trì như một tài khoản tài sản trái ngược để giá gốc của hàng tồn kho có khả năng được giữ trên tài khoản hàng tồn kho cho đến khi nó được thanh lý. Khi hàng tồn kho lỗi thời cuối cùng được xử lý, cả tài sản hàng tồn kho và khoản dự phòng cho hàng tồn kho lỗi thời đều đặn được xóa.

– Ví dụ, nếu công ty xử lý hàng tồn kho cũ bằng cách vứt bỏ nó, nó sẽ không nhận được giá trị bán hàng là 1.500 đô la. Vì vậy, ngoài việc xóa sổ hàng tồn kho, Doanh nghiệp cũng cần ghi nhận một khoản chi phí bổ sung là 1.500 đô la. Khoản dự phòng cho hàng tồn kho lỗi thời sẽ được giải phóng bằng cách tạo mục nhật ký này :

Tài khoảnGhi nợTín dụng
Trợ cấp cho hàng tồn kho lỗi thời$ 6,500
Khoảng không quảng cáo lỗi thời1.500 đô la
Kiểm kê$ 8.000

Việc ghi sổ nhật ký loại bỏ tổng giá trị của hàng tồn kho lỗi thời cả khỏi khoản dự phòng cho tài khoản hàng tồn kho lỗi thời và bản thân tài khoản hàng tồn kho. ngoài ra, Doanh nghiệp có khả năng đã xử lý hàng tồn kho để lấy một vài tiền, chẳng hạn như thông qua một cuộc đấu giá với giá 800 đô la. Trong trường hợp này, số tiền 800 đô la thu được từ cuộc đấu giá thấp hơn 700 đô la so với tổng giá trị sổ sáchlà 1.500 đô la. Số tiền 700 đô la sẽ được tính vào tài khoản chi phí và mục nhật ký sẽ ghi lại việc xử lý hàng tồn kho và nhận 800 đô la tiền thu được từ cuộc đấu giá:

Tài khoảnGhi nợTín dụng
Tiền mặt$ 800
Trợ cấp cho hàng tồn kho lỗi thời$ 6,500
Giá vốn hàng bán$ 700
Kiểm kê$ 8.000

giá trị ròng 1.500 đô la của hàng tồn kho trừ đi 800 đô la thu được từ việc bán hàng đã tạo ra khoản lỗ bổ sung khi xử lý 700 đô la, được tính vào tài khoản giá vốn hàng bán.