Hạn Mức Tồn Kho Là Gì? Xác định mức tồn kho hợp lý

Doanh nghiệp nào cũng có một số lượng hàng tồn kho nhất định. Nó chiếm một tỷ trọng không hề nhỏ trong doanh nghiệp. Và việc quản lý hàng tồn kho rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Việc quản lý này càng quan trọng đối với những doanh nghiệp có nhiều cơ sở kinh doanh. Đối với hàng tồn kho thì có một thuật ngữ là hạn mức tồn kho. Vậy đây là gì? Và làm thế nào để xác định mức tồn kho hợp lý. Cùng tìm hiểu những kiến thức này qua bài viết dưới đây nhé!

Hạn mức tồn kho là gì?

Để định nghĩa được hạn mức tồn kho là gì thì trước hết phải định nghĩa được hàng tồn kho là gì?

Định nghĩa hàng tồn kho

Hàng tồn kho được định nghĩa như thế nào? Nó chính là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ đến bán ra sau cùng. Hay cách khách hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra. Mục đích để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Có thể thấy, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho, hay còn gọi hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Khi những nhà quản trị biết cách quản trị hàng tồn kho đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

Hạn mức tồn kho

Hạn mức tồn kho là mức tồn kho an toàn của mỗi mặt hàng. Nó cũng chính là xác định tồn kho tối thiểu để đảm bảo tính sẵn có; giảm nguy cơ hết hàng; duy trì niềm tin với khách hàng; và giảm giá thành 1 đơn vị sản phẩm do đặt hàng số lượng lớn. Trong trường hợp thiếu hàng tồn kho để sản xuất kinh doanh thì sẽ gây ra hậu quả lớn. Đó là nhân viên không đủ việc làm; ngồi chơi hoặc thậm chí bạn sẽ phải cho nhân viên nghỉ nhưng vẫn phải trả lương 50%-70%. Đó quả thật là quá lãng phí. Vậy nên mục tiêu của việc quản trị hàng tồn kho là đảm bảo đủ, kịp thời, hàng chất lượng và giá cả hợp lý.

Để ổn định được hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc duy trì hạn mức tồn kho thì vô cùng quan trọng. Không chỉ phải xác định mức tồn kho tối thiểu mà còn phải xác định cả cả mức tối đa. Điều đó để tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí và ứ đọng vốn. Như vậy thì không thể đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh để thu lại khoản nào. Và đồng thời bạn sẽ phải huy động vốn từ bên ngoài để trang trải cho nhu cầu vốn lưu động, phải trả lãi vay và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Nếu làm tốt việc quản lý hạn mức tồn kho thì áp lực của việc này sẽ giảm.

Tại sao phải quan tâm đến hạn mức tồn kho?

Như đã nói ở trên thì hạn mức tồn kho là một yếu tố rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp biết trong kho còn bao nhiêu sản phẩm; mỗi sản phẩm có số lượng thế nào thì sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định bán.

Khi biết được những thông số hạn mức tồn kho thì sẽ giúp chủ doanh nghiệp tìm ra những sản phẩm cần nhập thêm; chuyển từ kho tổng về để đủ tồn kho tối thiểu; hoặc lọc ra các sản phẩm tồn kho đang nhiều hơn với hạn mức để thanh lý bớt.

Xác định mức tồn kho hợp lý

Để xác định được mức tồn kho hợp lý thì các người quản lý cần quan tâm đến những yếu tố sau:

Tình hình nhu cầu

Các nhà quản lý cần nắm bắt các số liệu về lượng hàng đã bán ra cũng như lượng tồn kho thực tế. Quan trọng là quan sát được các động thái trên thị trường về sản phẩm. Cũng như xem xét kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp đề ra đã hợp lý chưa. Nếu như chưa hợp lý thì có thể đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.

Như vậy vẫn chưa đủ, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không hề đơn giản. Bởi doanh nghiệp cần tính toán nhiều yếu tố hơn nữa. Từ giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,…

Đối tác cung ứng

Yếu tố tiếp theo quan trọng để xác định mức tồn kho hợp lý chính là đối tác cung ứng. Việc xem xét và đánh giá công suất sản xuất cũng như năng lực và khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào của đối tác cũng vô cùng quan trọng.

Lượng đặt hàng

Khi phân tích cũng như dự đoán xong về cung cầu hàng hóa thì doanh nghiệp có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho cần thiết. Trong đó có 2 mô hình để doanh nghiệp có thể tình toán dự trữ hàng tồn kho là:

– Mô hình POQ: mô hình này áp dụng khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng.

– Mô hình EOQ: tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.

Thời điểm đặt hàng

Thời điểm đặt hàng cũng rất quan trọng đối với việc xác định hàng tồn kho hợp lý. Và việc xác định thời điểm đặt hàng sẽ dựa trên các yếu tố là:

– Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng

– Nếu thời gian này kéo dài, doanh nghiệp cần tính trước để không bị động. Nó cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần dự trữ lượng hàng bán được trong thời gian chờ đợi cũng như lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro.

Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu

Bởi nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi nên kéo theo những thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất. Vậy nên doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu/thừa nguyên liệu nếu đặt hàng không đúng thời điểm.

Do đó việc xác định mức tồn kho, dự trữ vừa phải và thời điểm đặt hàng hợp lý,… Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng và không gặp phải tình trạng thua lỗ.

Việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ quản lý kho hàng là rất cần thiết. Những công nghệ này giúp doanh nghiệp có được các thông tin, dữ liệu chính xác và tổng quan hơn về tình trạng kho hàng và đưa ra các phân tích, dự đoán và điều chỉnh hợp lý.

Trên đây chính là những kiến thức về hạn mức tồn kho cũng như cách để xác định mức tồn kho hợp lý mà ISAAC muốn chia sẻ với các bạn. Mong rằng những thông tin này có thể giúp ích trong việc kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp. Và chúc việc kinh doanh của các bạn thành công!

Tôi là Nguyễn Văn Thịnh người sáng lập ra thương hiệu ISAAC và ISAAC GROUP là đội ngũ đầu tiên đưa nền tảng giáo dục kinh doanh siêu thị, với những khóa học quản lý siêu thị và cung cấp dịch vụ setup siêu thị mini đầu tiên tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho khách hàng ISAAC tự tin đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn. Phương châm làm việc của chúng tôi là: “cung cấp khoá học và dịch vụ tốt nhất cho bất kỳ ai”.