Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất

Cập nhật ngày 20/08/2022 bởi mychi

Bài viết Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất thuộc chủ đề về Giải Đáp Thắc Mắt thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng Viết Văn tìm hiểu Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem bài viết : “Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất”

Đánh giá về Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất


Xem nhanh
Hướng dẫn lập bảng tiến độ công việc: https://youtu.be/NY90uvaSNjc
Hướng dẫn khóa ô Excel: https://youtu.be/VjUrrWY6dXw

▶ Viết phần mềm giá rẻ, xài trọn đời, dễ sử dụng, dành cho các cửa hàng như: Bán lẻ, Nhôm kính, Nhà hàng, Cafe, quán nhậu, Karaoke, Nhà nghỉ, Khách sạn,..... Tất cả các lĩnh vực.
▶ Viết ứng dụng Excel theo yêu cầu.
▶ Dạy Tin học Online Học phí ưu đãi.
Liên hệ Thầy Phương: 0906864860 (Call, SMS, Zalo)

Facebook: https://fb.com/thanhphuongkt.tk
Fanpage: https://fb.com/tinhocdongphuong
Website: http://tinhocdongphuong.com
______________________

Các list video bài giảng trên kênh:
▶ Học Excel cơ bản: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfBOVPmF5Ff7kfQ-Hh-pBmxc
▶ Kiến thức hàm Excel: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfDPir2wzWt5H-0myyIEeN90
▶ Luyện hàm Excel: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfC0j2962SknEgWak2H7hQvG
▶ Excel thực tiễn: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfADZpBXC9_nITCeAik0wRDm
▶ VBA cho người không biết lập trình: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfDl-5kdvdb4BHQEzEL5G9TV
▶ Kiến thức vi tính: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfAChEsW02eUshZadg-YvWXJ
▶ Giới thiệu phần mềm: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-kLt8YwNGfC5MJK9QVodnQsW4276lxuj

#Excel #TinhocDongPhuong #tiendosanxuat

Hướng dẫn quá trình nghiệp vụ chuyển phát

NGHIỆP VỤ CHUYỂN PHÁT

PHẦN I: GIẢI THÍCH TỪ NGỮf

1. DỊCH VỤ

CÔNG TY TNHH TM DV THÀNH NHẤT(sau đây viết tắt là THÀNH NHẤT EXPRESS ) cung cấp dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại bưu phẩm, bưu kiện theo chỉ tiêu thời gian công bố.

– Phạm vi cung cấp: tổ chức mạng lưới nhận phát ở 63 tỉnh thành trên cả nước, theo địa danh thu phát công bố.

2. PHÂN BIỆT MỘT SỐ KHÁI NIỆM

2.1. Đơn vị hình chánh

– Phòng ban nghiệp vụ:

+ Là các bộ phận quản lý và hỗ trợ các nội dung liên quan đến hành chính, nhân sự, tiền lương, tài chính, khách hàng, nghiệp vụ, chất lượng sản phẩm… của Doanh nghiệp.

+ Các phòng ban nghiệp vụ cơ bản như sau:

+ Phòng Hành chính Nhân sự

+ Phòng Tài chính Kế toán

+ Phòng kinh doanh tiếp thị

+ Phòng quy trình Nghiệp vụ

+ Bưu cục/Trung tâm:

+ Là các điểm giao dịch của công ty, có chức năng nhận, gửi, phát bưu phẩm bưu kiện.

+ Cung cấp sản phẩm cho các khách hàng trực tiếp (tức không cung cấp dịch vụ cho các công ty chuyển phát)

+ Tìm kiếm khách hàng.

– Đại lý:

+ Là các điểm giao dịch của công ty, có chức năng nhận, gửi bưu phẩm, bưu kiện.

+Cung cấp sản phẩm cho các khách hàng là các Doanh nghiệp chuyển phát.

+ Tìm kiếm khách hàng.

– Khai thác:

+ Là đơn vị chịu trách nhiệm trung chuyển bưu phẩm bưu kiện giữa các đơn vị hoặc giữa các khu vực.

+ Là đơn vị quản lý các tuyến phát.

– Ngoại dịch: là các đơn vị phụ trách việc gửi qua bên thứ 3 các bưu phẩm bưu kiện có địa chỉ nhận không thuộc địa danh thu phát THÀNH NHẤT EXPRESS (đi quốc tế).

– Tuyến phát: là những nơi THÀNH NHẤT EXPRESS chỉ thực hiện phát, không thực hiện nhận gửi.

– Ban kiểm soát: là một bộ phận hoạt động độc lập, trực thuộc quản lý của giám đốc khu vực và có sự phối hợp với phòng buôn bán tiếp thị trong việc quản lý chất lượng, giám sát quá trình.

– Member:

+ Là các công ty chuyển phát dùng dịch vụ của THÀNH NHẤT EXPRESS, được áp dụng chính sách riêng.

+ Các công ty này được cung cấp tài khoản trên Phần mềm bưu chính (PMS), được thực hiện một vài chức năng giống như Bưu cục/Trung tâm (nhập doanh thu, nhận chuyến thư, lên sổ phát, nhập kết quả phát).

+ Phòng ban nghiệp vụ Doanh nghiệp quản lý trực tiếp Member.

2.2. Vật phẩm nhận gửi

– Bưu phẩm là bưu gửi có nội dung là tài liệu, chứng từ; thường có trọng lượng đến 02kg.

– Bưu kiện là bưu gửi có nội dung là hàng hóa, được đóng thành gói, kiện, hộp.

– Bưu gửi – Vận đơn – Số vận đơn:

+ Bưu gửi bao gồm thư, gói, kiện hàng hoá được chấp nhận, vận chuyển và phát hợp pháp qua mạng bưu chính.

+ Vận đơn là cách gọi khác của bưu gửi.

+ Số vận đơn là ký hiệu của bưu gửi, nhằm phân biệt các bưu gửi khác nhau. Số vận đơn là chuỗi ký tự chữ hoặc số hoặc cả hai; thường in ở góc phải, phía trên cùng của phiếu gửi.

– Phiếu gửi là biên lai thể hiện các thông tin của bưu phẩm bưu kiện, là bằng chứng chứng minh việc nhận gửi bưu phẩm bưu kiện giữa THÀNH NHẤT EXPRESS và người gửi. Phiếu gửi có 02 loại:

+ Phiếu gửi in sẵn: là phiếu gửi, đặt in ở các công ty in.

+ Phiếu gửi import: là phiếu gửi được in ra từ PMS. Sau khi đưa các dữ liệu vào PMS, PMS sẽ cho phép in ra phiếu gửi có cách thức giống như phiếu gửi in sẵn.

✅ Mọi người cũng xem : định dạng bán hàng trên facebook là gì

3. HÀNH TRÌNH ĐƯỜNG THƯ

– Hành trình đường thư là văn bản quy định hành trình vận chuyển của chuyến thư giữa các Khai thác; giữa Khai thác – Bưu cục/Trung tâm/Tuyến phát và ngược lại.

– Hành trình đường thư ghi rõ các thông tin sau:

+ Nơi đi, nơi đến,

+ Số chuyến thư,

+ Thời gian gửi chuyến thư; thời gian nhận chuyến thư (tại đơn vị, tại bến xe),

+ Thời gian bắt đầu phát (nếu có).

– Hành trình đường thư có 02 loại:

+ Hành trình cố định (nhiều),

+ Hành trình nảy sinh (không thường xuyên).

– Hành trình đường thư là căn cứ để xây dựng chỉ tiêu thời gian toàn trình.

✅ Mọi người cũng xem : key có nghĩa là gì

4. CHỈ TIÊU THỜI GIAN TOÀN TRÌNH

Chỉ tiêu thời gian toàn trình là khoảng thời gian tính từ khi bưu gửi được chấp nhận cho đến khi được phát cho người nhận.

5. ĐỊA DANH THU PHÁT

Địa danh thu phát là văn bản quy định rõ những tỉnh thành, khu vực THÀNH NHẤT EXPRESS thực hiện thu phát. Địa danh thu phát chia làm hai loại:

+ Địa danh thu phát phân chia theo tỉnh thành (dành cho đối tượng khách hàng).

+ Địa danh thu phát phân chia theo đơn vị (danh cho đối tượng nội bộ công ty).

✅ Mọi người cũng xem : 20/05 là ngày gì

6. HÌNH THỨC NHẬN GỬI

– Bưu gửi được nhận gửi tại điểm giao dịch (Bưu cục/Trung tâm/Đại lý) của THÀNH NHẤT EXPRESS hoặc tại địa chỉ người nhận (nếu có bắt buộc). Các thỏa thuận giữa hai bên được quy định theo Hợp đồng hoặc phiếu gửi.

– Lưu ý: công ty cấm các điểm giao dịch chấp nhận bưu gửi của khách vãng lai.

PHẦN II: ĐIỀU KIỆN CHUNG ÁP DỤNG CHO VIỆC NHẬN GỬI BƯU PHẨM, BƯU KIỆN (BPBK)

1. VẬT PHẨM CẤM GỬI VÀ GỬI CÓ ĐIỀU KIỆN

1.1. Những mặt hàng cấm gửi

– Thuốc phiện, các hợp chất từ thuốc phiện, các chất ma túy, các chất kích thích thần kinh.

– Vũ khí, đạn dược, chất nổ, trang thiết bị quân sự.

– những loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động, ấn phẩm, tài liệu nhằm phá hoại trật tự công cộng, chống lại Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và các chất gây ra nguy hiểm mất vệ sinh, gây ra ô nhiễm môi trường.

– các loại vật phẩm, hàng hóa Nhà nước cấm lưu thông, cấm kinh doanh, cấm xuất khẩu, nhập khẩu.

– Sinh vật sống.

– Vật phẩm, ấn phẩm, hàng hóa cấm nhập vào nước nhận theo quy định của từng nước.

– Tiền Việt Nam, tiền nước ngoài và các hồ sơ có giá trị như tiền; các loại thẻ có chứa tiền.

– Thư trong bưu kiện (thư gửi kèm trong hàng hoá).

– các loại kim khí quý (vàng, bạc, bạch kim….), các loại đá quý hay các sản phẩm khác chế tạo từ kim khí quý, đá quý (cấm gửi kể cả gửi trong bưu gửi khai giá).

– Bưu gửi chứa nhiều bưu gửi, gửi cho thường xuyên địa chỉ nhận khác nhéu.

1.2. Những mặt hàng gửi có khó khăn

– Bưu phẩm, bưu kiện chứa hàng hóa để kinh doanh phải có chứng từ thuế & các chứng từ hợp lệ khác theo quy định của pháp luật.

– Vật phẩm, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc quản lý chuyên ngành phải thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền.

– Các vật phẩm, hàng hóa dễ hư hỏng, chất lỏng, chất bột đóng gói phải bảo đảm để không hư hỏng, ô nhiễm bưu phẩm, bưu kiện khác.

– Vật phẩm, hàng hóa gửi trong bưu phẩm, bưu kiện chuyển qua đường hàng không phải tuân theo những quy định về an ninh hàng không.

1.3. Những mặt hàng khó vận chuyển qua đường Hàng không:

– Pin & các sản phẩm có pin bên trong (ví dụ như đồng hồ, điện thoại, laptop…)

✅ Mọi người cũng xem : bánh karo bao nhiêu calo

– Chất lỏng,

✅ Mọi người cũng xem : tình yêu là gì lyrics

– Chất bột,

– Hạt nhựa,

✅ Mọi người cũng xem : call me by your name là gì

– Bình khí,

✅ Mọi người cũng xem : wps office 2019 là gì

– Đất,

✅ Mọi người cũng xem : luân chuyển công tác là gì

– Nguồn điện,

– Hộp mực,

✅ Mọi người cũng xem : cách nấu lẩu trung hoa

– Nam châm.

✅ Mọi người cũng xem : cách nấu lẩu gà lá chanh

2. KÍCH THƯỚC, KHỐI LƯỢNG, CÁCH THỨC ĐÓNG GÓI BƯU PHẨM BƯU KIỆN

2.1. Kích thước và khối lượng

– Kích thước thông thường đối với một bưu gửi là bất kỳ chiều nào của bưu gửi không được vượt quá 1.2 mét. Nếu bưu gửi có kích thước bất kỳ chiều nào vượt quá 1.2 mét thì được gọi là Hàng quá khổ. Quy định về giá cước của trường hợp này như sau:

+ Đối với sản phẩm nội địa: nếu bưu gửi có trọng lượng thực đến 30kg thì sẽ thu cước theo trọng lượng 30kg; nếu bưu gửi có trọng lượng thực trên 30kg thì sẽ phụ thu 20% cước chính.

+ Đối với dịch vụ quốc tế: thu theo quy định của Hãng Quốc tế.

– Trọng lượng thông thường của một kiện là không được vượt quá 100kg. Nếu một kiện có trọng lượng vượt quá 100kg và không thể tách rời hoặc chia nhỏ thì được gọi là Hàng nguyên khối. Quy định về giá cước của trường hợp này như sau:

+ Đối với dịch vụ nội địa: phụ thu 20% cước chính.

+ Đối với sản phẩm quốc tế: thu theo quy định của Hãng Quốc tế.

– Trọng lượng tính cước sẽ được tính theo theo trọng lượng lớn hơn giữa trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi. Công thức tính trọng lượng quy đổi như sau (đơn vị: kg):

+ Đối với dịch vụ nội đia:

+ Vận chuyển đường hàng không       : Dài * Rộng * Cao (Cm)/6000

+ Vận chuyển đường bộ                            : Dài * Rộng * Cao (Cm)/3000

+ Đối với dịch vụ quốc tế                           :  Dài * Rộng * Cao (Cm)/5000

✅ Mọi người cũng xem : đột quỵ tiếng anh là gì

2.2. hình thức đóng gói

– BPBK phải được đóng gói chắc chắn, bao bì phải phù hợp với cách thức và tính chất của vật phẩm bên trong, phù hợp với khó khăn vận chuyển; không gây ra nguy hiểm cho nhân viên phát; không làm bẩn, hư hỏng các BPBK khác hoặc trang thiết bị vận hành.

– Hàng hóa phải được quấn màng co và đóng dây đai.

– một vài lưu ý với với các hàng hóa đặc thù:

+ Hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng, chất lỏng, đặc biệt:

+ yêu cầu phải đóng thùng gỗ, chèn xốp mút giữa các khe hở.

+ Để đảm bảo giữ cho vật phẩm không bị biến chất ở nhiệt độ cao thì phải dùng đá khô, nước đá để bảo quản (sử dụng đá khô với số lượng Giảm đối với hành trình vận chuyển qua hàng không).

+ Những hàng hóa có thùng, chai, lọ có gắn nắp, nút thì những thùng, chai, lọ này phải đảm bảo đủ độ cứng để chịu được sự thay đổi áp suất.

+ Hàng chất lỏng có khả năng tích đến 250 ml sẽ được cho vào bao ni lông; sau đó, đóng gói bằng ống nhựa hoặc thùng carton.

+ Hàng tổng giá trị cao: phải đóng ván ép và chèn mút xốp.

+ Pin và các sản phẩm có pin bên trong (ví dụ như laptop, đồng hồ, điện thoại…), gửi qua chặng hàng không thì phải tháo gỡ pin ra trước đóng gói.

+ Hàng hóa qua Bưu điện, có trọng lượng, kích thước bất kì thì bắt buộc phải đóng gói vào thùng/hộp. Nếu không đóng gói, Bưu điện sẽ không nhận hàng.

✅ Mọi người cũng xem : mụn không nhân là gì

PHẦN III: CHẤP NHẬN, KHAI THÁC, PHÁT BƯU PHẨM, BƯU KIỆN

✅ Mọi người cũng xem : thẻ nhân viên là gì

1. CHẤP NHẬN BƯU PHẨM, BƯU KIỆN

1.1. Chấp nhận bưu gửi

– Khi chấp nhận bưu gửi, nhân viên cần lưu ý kiểm tra nội dung bưu gửi có thuộc danh mục hàng cấm gửi hay không.

– Nếu hàng gửi có điều kiện thì cần tư vấn cho người gửi tuân thủ theo các quy định về đóng gói, bồi thường… của THÀNH NHẤT EXPRESS.

– Khi chấp nhận bưu gửi, nhân viên ghi đầy đủ các thông in trên phiếu gửi và trả lại người gửi 01 liên (thông thường là liên xanh).

– Trong trường hợp phiếu gửi xuất trực tiếp ra từ PMS thì người gửi sẽ nhận lại 01 liên bằng bảng cứng (in bằng giấy A5) hoặc một tệp tin bằng dữ liệu mềm (gửi qua email).

✅ Mọi người cũng xem : cách nấu lẩu cá hồi

1.2. Quy định về việc hóa đơn, chứng từ đi kèm hàng hóa

1.2.1. Quy định của pháp luật về loại chứng từ đi kèm hàng hóa khi vận chuyển, lưu thông trên thị trường:

STT

một số trường hợp cơ bản

Chứng từ cơ bản đi kèm

Ghi chú

1

Vận chuyển hàng hóa từ công ty mẹ (trụ sở chính) đến chi nhánh/cửa hàng của mình hoặc vận chuyển ngược lại

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc Hóa đơn GTGT tương ứng với lô hàng,

– Lệnh điều động.

Các chừng từ đi kèm có khả năng là bản chính hoặc bản sao y có đóng dấu pháp nhâncủa chủ sở hữu hàng hóa.

2

Vận chuyển hàng hóa đi chào hàng

3

Vận chuyển hàng hóa đi hội chợ, triển lãm

4

Vận chuyển hàng hóa là quà biếu, quà tặng; hàng đi bảo hành

5

Vận chuyển hàng hóa mua từ tổ chức/cá nhân hoặc bán cho tổ chức/cá nhân

– Hóa đơn GTGT tương ứng với lô hàng.

– Phiếu xuất kho (nếu có)

6

Vận chuyển hàng hóa là chưa thành phẩm, nguyên – nhiên liệu, vật liệu để gia công lại tại đơn vị khác

– Hợp đồng gia công lại,

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,

– Lệnh điều động.

Nguồn: Tham khảo thông tư liên tịch số 64/2015/TTLT-BCT-BCT-BCA-BQP ngày 08 tháng 5 năm 2015.

1.2.2. Quy định của THÀNH NHẤT EXPRESS về việc cho hóa đơn, chứng từ đi kèm hàng hóa:

– Đối với hàng hóa thuộc loại hàng khô, chứa đựng trong thùng:

+ Nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS cho hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và bao thư; sau đó, cho vào bên trong thùng hàng. Trên thùng hàng này ghi rõ là “có hóa đơn, chứng từ bên trong thùng”.

+ Đánh số thứ tự trên thùng hàng. Ví dụ: kiện 1, kiện 2, kiện 3….

+ Trên phiếu gửi (cả 03 liên) ghi rõ nội dung: “Hóa đơn, chứng từ bên trong thùng số …”. Ví dụ: cho chứng từ vào thùng số 3 thì ghi là “Hóa đơn, chứng từ bên trong thùng số 3”.

– Đối với hàng hóa thuộc loại hàng chất lỏng, hàng hóa chất hoặc hàng hóa hàng khô nhưng không chứa đựng trong thùng:

+ Hàng chất lỏng hoặc hàng hóa chất dễ làm hỏng hóa đơn, chứng từ đi kèm. Còn các mặt hàng như cây vải, ống nhôm… thì không được đóng gói vào thùng. Cả hai loại này đều đặn không thể cho chứng từ gốc đi kèm được.

+ Do vậy, để tránh hư hỏng/thất lạc chứng từ gốc, nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS bắt buộc người gửi bắt buộc phải cung cấp bản sao (photo) hóa đơn, chứng từ có đóng dấu pháp nhân.

+ Sau đó, nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS cho bản sao y hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và bao thư, dán lên kiện hàng. Trên bao thư khi rõ “bản sao hóa đơn, chứng từ”.

+ Nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS lập phiếu gửi riêng để gửi chứng từ gốc đến người nhận.

1.2.3. một số lưu ý đối với người gửi:

✅ Mọi người cũng xem : phẫu thuật nối tắt dạ dày là gì

THÀNH NHẤT EXPRESS chỉ phụ trách việc vận chuyển hàng hóa theo đúng chỉ tiêu chất lượng mà THÀNH NHẤT EXPRESS cam kết và công bố.

THÀNH NHẤT EXPRESS sẽ không chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị Cơ quan nhà nước tạm giữ/tịch thu mà nguyên nhân là do người gửi không tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bao gồm nhưng không giới hạn việc: chứng từ đi kèm hàng hóa bị sai/thiếu; hàng hóa nhập khẩu không có nhãn phụ; hàng hóa không có xuất xứ rõ ràng; hàng hóa không tuân thủ đúng các điều kiện của pháp luật.

– Khi hàng hóa bị Cơ quan nhà nước tạm giữ/tịch thu thì người gửi phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan nhà nước đến giải quyết sự việc.

– Trong trường hợp trên phiếu gửi của THÀNH NHẤT EXPRESS đã ghi rõ “có hóa đơn, chứng từ bên trong thùng” và người nhận “đã ký nhận” trên phiếu gửi thì mặc nhiên THÀNH NHẤT EXPRESS hiểu rằng người nhận đã nhận được chứng từ mà người gửi đã giao cho người nhận. Mọi khiếu nại sau khi đó, THÀNH NHẤT EXPRESS sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết.

1.3. Cách ghi/thể hiện thông tin trên phiếu gửi

– Địa chỉ người gửi và địa chỉ người nhận:

+ Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ của người gừi và người nhận, bao gồm họ tên cá nhân; tên công ty/cơ quan; số nhà; tên đường/tổ/xóm/khu phố; tên phường/xã; quận/huyện; tỉnh thành.

+ Được viết bằng chữ cái Latinh và chữ số một cách tự nhiên.

– Trọng lượng, kích thước:

+ Đối với bưu phẩm thì ghi trọng lượng cân thực, theo nấc trọng lượng tính đến gram.

+ Đối với bưu kiện, hàng hóa thì ghi trọng lượng cân thực và số lượng kiện hàng. Trong trường hợp trọng lượng quy đổi lớn hơn trọng lượng thực thì phải ghi thêm kích thước 3 chiều và trọng lượng quy đổi.

– Chú thích dịch vụ:

+ Kích chọn loại bưu gửi: Chứng từ/ Hàng hóa/ Quà tặng/ Loại khác.

+ Kích chọn dịch vụ cơ bản (sản phẩm gửi): Chuyển phát nhanh/ Chuyển phát tiết kiệm/ International Express/ International Economy/ Vận tải.

+ Kích chọn sản phẩm gia tăng (nếu có).

– Các chỉ dẫn nghiệp vụ (nếu có):

+ Ghi nội dung bưu gửi vào ô “Nội dung”

+ Trường hợp nào cần đóng gói (thùng gỗ, carton, ván ép lót xốp…) thì ghi rõ ở góc trên cùng của phiếu gửi để Khai thác nhận diện và thực hiện đóng gói.

+ Cách xử lý đối với trường hợp không phát được: tích chọn chuyển tiếp/chuyển hoàn/Hủy/Báo người gửi.

+ Kích chọn hoặc ghi chú dịch vụ gia tăng/dịch vụ đặc thù (nếu có) và dán tem sản phẩm đặc biệt ở góc bên trái, dưới cùng của phiếu gửi.

+ Nếu có hướng dẫn thêm thì ghi chú ở ô “Chỉ dẫn đặc biệt”.

– Cước phí và hình thức thanh toán:

+ Cách ghi cước phí:

+ Đối với trường hợp bưu gửi chỉ dùng dịch vụ cơ bản, bưu cục/Trung tâm không cần ghi cước phí trên phiếu gửi; bưu cục/Trung tâm chỉ cần nhập thông tin sản phẩm, nơi đến, trọng lượng lên phần mềm PMS thì PMS sẽ tính cước tự động.

+ Đối với trường hợp bưu gửi sử dịch sản phẩm gia tăng, sản phẩm đặc thù thì ngoài việc ghi rõ sản phẩm, bưu cục/Trung tâm còn phải ghi tiền cước dịch vụ này ô “Cước cộng thêm”.

+ hình thức thanh toán:

+ Nếu người gửi là khách hàng lẻ thì thanh toán ngay tại thời điểm nhận gửi; bưu cục/Trung tâm tích chọn vào ô “Tiền mặt”.

+ Nếu người gửi là các tổ chức/cơ quan/công ty và có thỏa thuận thanh toán trả sau (thông thường là thanh toán chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày chốt công nợ) thì bưu cục/Trung tâm tích vào ô “Ghi nợ”.

+ Các nội dung khác:

+ Nhân viên chấp nhận bưu gửi (thường là nhân viên giao nhận) ký tên và đóng dấu nhật ấn của bưu cục/Trung tâm vào ô “Họ tên, chữ ký GDV nhận”. Lưu ý: bưu gửi chấp nhận ngày nào thì phải đóng dấu nhận ấn thể hiện ngày đó.

+ Người gửi ký tên và ghi ngày/tháng/năm gửi vào ô “Họ tên, chữ ký người gửi”.

1.4. Cách ghi/thể hiện thông tin trên bưu phẩm, bưu kiện

– Địa chỉ người gửi và địa chỉ người nhận:

+ Ghi rõ ràng, đầy đủ địa chỉ của người gừi và người nhận, bao gồm họ tên cá nhân; tên Doanh nghiệp/cơ quan; số nhà; tên đường/tổ/xóm/khu phố; tên phường/xã; quận/huyện; tỉnh thành.

+ Được viết bằng chữ cái Latinh và chữ số tự nhiên.

– Ghi số vận đơn lên bưu phẩm, bưu kiện (ở góc trên, bên phải).

– Đóng dấu nhật ấn lên bưu phẩm, bưu kiện (ở bên số vận đơn).

– Bưu gửi có từ 02 kiện trở lên thì phải ghi thứ tự số kiện ở liền sau số vận đơn.

2. ĐÓNG CHUYẾN THƯ ĐI

– Phân loại bưu gửi trước khi đóng chuyến thư:

+ Thư, hàng hóa phải được phân loại ra trước khi đóng gói bảng kê; không được kê thư và hàng hóa chung trong một bảng kê.

+ Chia bưu gửi theo từng loại hình sản phẩm trước khi đóng gói; bưu gửi đi nhanh (đường hàng không) và bưu gửi đi chậm (đi đường bộ) không được kê chung trong cùng một bảng kê.

– Công cụ, dụng cụ sử dụng để đóng chuyến thư:

+ Đối với bưu phẩm: dùng túi ni lông kích thước (thông thường) 70×50 (cm) để đóng gói. Mỗi gói thư chứa tối đa 60 bưu gửi. Các bưu gửi được đóng chung trong một gói yêu cầu phải kê chung trong một bảng kê (bảng kê cấp 1).

+ Đối với bưu kiện:

+ dùng túi dứa (bao tải) để đóng gói các bưu kiện có kích thước nhỏ, vừa. Số lượng bưu kiện trong mỗi bao tải phụ thuộc vào kích thước của bưu kiện. Các bưu kiện được đóng chung trong một bao tải bắt buộc phải kê chung trong một bảng kê (bảng kê cấp 1).

+ Khai thác có thể đóng gói các bưu kiện vào thùng carton kích thước (thông thường) 65x40x55 (cm).

+ Thực hiện cân trọng lượng bảng kê (gói) và nhập trọng lượng bảng kê lên hệ thống.

– hình thức đóng bảng kê (thông thường):

+ Các bưu gửi được đóng thành một bảng kê, được gọi là bảng kê cấp 1. Đối với bảng kê cấp 1, đơn vị được phép đóng bảng kê về Khai thác trực thuộc hoặc được phép “đóng thẳng” bảng kê về một Khai thác khác/Đơn vị khác.

+ Các bảng kê cấp 1 được đóng thành một bảng kê tổng, được gọi là bảng kê cấp 2. Đơn vị đóng chuyến thư về Khai thác trực thuộc.

+ Đối với một vài trường hợp có hành trình đường thư đặc biệt, đơn vị được phép đóng chuyến thư về 02 Khai thác. Ví dụ: BC Cà Mau được phép đóng chuyến thư đi Khai thác 4 (đối với bưu gửi đi miền Tây) và được phép đóng chuyến thư đi Khai thác 1 (đối với bưu gửi đi các khu vực khác).

3. NHẬN CHUYẾN THƯ ĐẾN

– Các thao tác rất cần thiết phải thực hiện trước khi Khai thác chuyến thư đến:

+ Kiểm tra tình trạng bên ngoài gói/bọc để phát hiện các suy suyển, hư hỏng, rách nát (nếu có).

+ Cân lại trọng lượng toàn bộ chuyến thư đến, đối chiếu với trọng lượng ghi trên bảng kê tổng, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp nhầm lẫn, sai lệch, thất thoát.

– Khai thác chuyến thư đến:

+ Ưu tiên mở các túi gói bị suy suyển, hư hỏng (nếu có).

+ Mở túi gói phải đảm bảo không là hư hỏng bưu phẩm, bưu kiện bên trong; không bị sót bưu gửi trong túi gói.

+ Nhận bảng kê tổng (cấp 2) và bảng kê con (cấp 1). Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm bưu chính (viết tắt là PMS) có khớp với bưu phẩm, bưu kiện thực tế nhận được hay không.

– Xử lý các trường hợp đặc biệt khi mở túi gói:

+ Thừa, thiếu túi gói hoặc bưu gửi:

+ Ghi chú lại số bảng kê hoặc số vận đơn bị thừa, thiếu.

+ Thông báo qua điện thoại ngay tại thời điểm đó cho đơn vị trước liền kề. Sau đó, gửi email cho các đơn vị liên quan. Trong trường hợp không LH được bằng điện thoại thì chấp nhận cách thức email.

+ Lập biên bản chất lượng.

+ Lạc tuyến:

+ Đối với túi gói:

+ Báo cho đơn vị trước liền kề.

+ Lập phiếu gửi nội bộ và gửi trả gói túi bị lạc tuyến.

+ Lập biên bản chất lượng.

+ Đối với bưu gửi:

+ Nhận chuyến thư, lên sổ phát bình thường (sổ phát của điều hành).

+ Lập phiếu chuyển tiếp, chọn lý do “Lạc tuyến”.

+ Lập biên bản chất lượng.

+ Suy suyển, hư hỏng:

+ Ghi chú lại số bảng kê hoặc số vận đơn bị suy suyển, hư hỏng.

+ Thông báo qua điện thoại ngay tại thời điểm đó cho đơn vị trước liền kề. Sau đó, gửi email cho các đơn vị liên quan. Trong trường hợp không LH được bằng điện thoại thì chấp nhận cách thức email.

+ Lập biên bản chất lượng.

+ Chênh lệch trọng lượng gói thư, kiện hàng: mức chênh lệch trọng lượng được chấp nhận:

+ Đối với gói/kiện có trọng lượng đến 5kg thì được phép chênh lệch tối đa 200gram.

+ Đối với gói/kiện có trọng lượng trên 5kg đến 10kg thì được phép chênh lệch tối đa 300gram.

+ Đối với gói/kiện có trọng lượng trên 10kg thì được phép chênh lệch tối đa 500gram.

4. LÊN SỔ PHÁT

– Sau khi nhận toàn bộ chuyến thư xong, đơn vị tiến hành phân chia bưu gửi theo từng địa bàn – tương ứng với phạm vi phát của mỗi nhân viên giao nhận (NVGN). Việc sắp xếp bưu gửi của mỗi tuyến giao nhận phải tuân hành trình đi phát (thông thường là từ địa chỉ gần đến địa chỉ xa). Sau đó, đơn vị tiến hành lên sổ phát theo sự phân chia đó.

– Các bưu phẩm, bưu kiện được theo sổ phát theo nguyên tắc như sau:

+ Lên sổ phát theo từng tuyến NVGN. Bưu gửi thuộc tuyến nhân viên nào thì lên sổ phát cho tuyến nhân viên đó.

+ Bưu gửi sử dụng sản phẩm COD sẽ lên sổ phát riêng (nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc phân chia theo từng tuyến giao nhận) để dễ quản lý.

+ Bưu gửi chuyển hoàn (từ đơn vị khác về), bưu gửi lạc tuyến sẽ lên sổ phát của nhân viên điều hành (NVđại học).

+ Tất cả các bưu gửi sẽ phải được lên sổ phát không quá 30 phút kể từ lúc nhận chuyến thư đến.

+ Một bưu gửi không được phép lên 02 sổ phát khác nhau.

– Các bưu gửi có dùng sản phẩm gia tăng mang tính chất ưu tiên về thời gian phát (phát hẹn giờ, phát trong ngày, giấy tờ thầu, phát ưu tiên…) thì phải xử lý ngay theo yêu cầu ghi trên phiếu gửi.

5. PHÁT BƯU GỬI& NHẬP THÔNG TIN LÊN HỆ THỐNG

5.1. Nguyên tắc phát bưu phẩm, bưu kiện

– Đơn vị phát phải nhanh chóng tổ chức phát các bưu phẩm, bưu kiện đến cho người nhận; bảo đảm chỉ tiêu chất lượng đối với từng loại sản phẩm.

– Các cách thức phát bưu phẩm, bưu kiện:

+ Phát tận tay người nhận (theo chỉ định trên phiếu gửi) hoặc,

+ Phát đến địa chỉ của người nhận (phát cho lễ tân, văn thư, bộ phận nhận thư…) hoặc,

+ Phát tại điểm giao dịch của công ty (theo chỉ định trên phiếu gửi).

5.2. Tiến trình thực hiện phát bưu phẩm, bưu kiện

 – Phát bưu phẩm, bưu kiện đến địa chỉ người nhận:

+ NVGN phải phát đúng địa chỉ cá nhân/cơ quan/Doanh nghiệp. Đối với địa chỉ phát lần đầu thì cần phải hỏi kỹ người nhận tại địa chỉ phát để tránh trường hợp phát nhầm.

+ yêu cầu người nhận ký, ghi rõ, đầy đủ họ và tên. Riêng dịch vụ “Phát tận tay”, “Lấy số CMND người nhận” thì bắt buộc người nhận xuất trình chứng minh nhân dân và ghi số CMND lên phiếu gửi. Nếu người nhận không thực hiện các bắt buộc này thì sẽ không phát.

+ Đối với bưu gửi phát không thành công trong lần phát 1 thì phải ghi rõ lý do, thời gian phát. Tùy theo từng trường hợp, NVGN sẽ thực hiện phát lại lần 2 hoặc bàn giao bưu gửi lại cho nhân viên điều hành để tiến hành xử lý.

Lưu ý:

+ Trong mọi trường hợp, NVGN không được phép ký tên giúp người nhận.

+ Không được phép bỏ bưu gửi vào nhà, thùng thư và tự ý ký nhận (dù không người nhận bắt buộc thực hiện).

+ Phát bưu gửi ở công ty/Cơ quan: nếu Doanh nghiệp/cơ quan có bảo vệ và NVGN được phép vào bên trong để phát bưu gửi thì NVGN yêu cầu phải vào bên trong phát bưu gửi cho lễ tân/bộ phận nhận bưu gửi; không được phép phát cho bảo vệ.

+ Phát bưu gửi có địa chỉ người nhận là trường học:

+ Người nhận là giáo viên thì cần có tên khoa và số điện thoại di động của người nhận. Trường hợp này NVGN phải vào tận nơi phát.

+ Người nhận là sinh viên thì phải có lớp và số điện thoại di động. Trường hợp này có khả năng vào phát hoặc có thể gọi cho người nhận, yêu cầu họ ra lấy.

+ Phát bưu gửi có địa chỉ người nhận là cơ quan an ninh quân đội, công an, và một số cơ quan nhà nước đặc thù: người nhận phải có bộ phận (khoa) và số điện thoại đi động. Trường hợp này NVGN phải vào tận nơi phát.

+ Phát bưu gửi có địa chỉ người nhận là tòa nhà:

+ Trường hợp tòa nhà được phép đi vào phát bưu gửi: NVGN tiến hành phát như thông thường, tức là NVGN phải vào đến tận nhà riêng hoặc Doanh nghiệp để phát, tuyệt đối không được phát ở lễ tân hoặc bảo vệ tòa nhà.

+ Trường hợp tòa nhà không được phép vào phát bưu gửi: thì được phép phát cho bảo vệ hoặc lễ tân của tòa nhà.

– Phát bưu phẩm, bưu kiện tại điểm giao dịch của công ty:

+ bắt buộc người nhận xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu với tên người nhận ghi trên phiếu gửi.

+ yêu cầu người nhận ký, ghi rõ, đầy đủ họ và tên, số CMND.

6. XỬ LÝ BƯU GỬI KHÔNG PHÁT ĐƯỢC

– Bưu gửi vẫn không phát được sau khi đã thực hiện phát 02 lần tại cùng một địa chỉ vào 02 buổi liền kề thì NVGN bàn giao bưu gửi cho NVĐH, trên phiếu gửi ghi rõ thời gian 02 lần phát và lý do không phát được.

– NVđại học xử lý theo quy trình như sau:

+ Xác định lý do không phát được:

+ Nếu bưu gửi có số điện thoại liên lạc thì NVđại học liên lạc với người nhận để kiểm tra lại tính chính xác của lý do không phát được.

+ Nếu bưu gửi không có số điện thoại LH thì NVĐH căn cứ vào địa chỉ nhận, tìm kiếm trên google hoặc liên hệ tổng đài 116 (nếu ở TP.HCM và Hà Nội) hoặc tổng đài 1080 để tìm số điện thoại liên lạc.

+ Xử lý bưu gửi không phát được:

+ Nếu không LH được với người nhận hoặc lý do không phát được đã chính xác thì NVĐH sẽ thông báo cho đơn vị phát (điện thoại/email).

+ trong vòng 48 giờ kể từ lúc nhận chuyến thư:

+ Nếu đơn vị chấp nhận bổ sung thông tin thì sẽ thực hiện phát lại hoặc chuyển tiếp hoặc hủy;

+ Nếu đơn vị chấp nhận không bổ sung thông tin hoặc yêu cầu chuyển hoàn thì đơn vị phát sẽ chuyển hoàn bưu gửi cho đơn vị chấp nhận.

+ Nếu người nhận chuyển địa chỉ thì đơn vị phát phải báo cho đơn vị chấp nhận. Khi đơn vị chấp nhập bắt buộc chuyển tiếp thì đơn vị phát mới được phép chuyển tiếp.

– Thao tác chuyển hoàn, chuyển tiếp:

+ Lập phiếu chuyển hoàn/chuyển tiếp, ghi rõ: số vận đơn, đơn vị chấp nhận, Lý do chuyển hoàn/địa chỉ mới chuyển tiếp.

+ Bấm, kẹp phiếu chuyển hoàn/chuyển tiếp theo bưu gửi.

+ Đóng dấu nhật ấn lên phiếu chuyển tiếp để xác định đơn vị, thời điểm chuyển tiếp.



Các câu hỏi về đóng bảng kê di vận chuyển di là gì


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê đóng bảng kê di vận chuyển di là gì hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé <3 Bài viết đóng bảng kê di vận chuyển di là gì ! được mình và team xem xét cũng như tổng hợp từ nhiều nguồn. Nếu thấy bài viết đóng bảng kê di vận chuyển di là gì Cực hay ! Hay thì hãy ủng hộ team Like hoặc share. Nếu thấy bài viết đóng bảng kê di vận chuyển di là gì rât hay ! chưa hay, hoặc cần bổ sung. Bạn góp ý giúp mình nhé!!

Các Hình Ảnh Về đóng bảng kê di vận chuyển di là gì


Các hình ảnh về đóng bảng kê di vận chuyển di là gì đang được chúng mình Cập nhập. Nếu các bạn mong muốn đóng góp, Hãy gửi mail về hộp thư [email protected] Nếu có bất kỳ đóng góp hay liên hệ. Hãy Mail ngay cho tụi mình nhé

Tra cứu thêm kiến thức về đóng bảng kê di vận chuyển di là gì tại WikiPedia

Bạn hãy tra cứu thêm nội dung về đóng bảng kê di vận chuyển di là gì từ trang Wikipedia.◄ Tham Gia Cộng Đồng Tại

???? Nguồn Tin tại: https://vietvan.vn/hoi-dap/

???? Xem Thêm Chủ Đề Liên Quan tại : https://vietvan.vn/hoi-dap/

Related Posts

About The Author

Add Comment